ده استرتژی مدیریت زمان /پایان نامه تأثیر مدیریت زمان و نقش مهندسی ترافیک

دانلود پایان نامه

– ده استرتژی مدیریت زمان

1- بفهمید وقتتان را چگونه می گذرانید: داشتن یک جدول زمانی، راهی مفید برای تعیین چگونگی استفاده شما از زمان است. به مدت یک یا دو هفته آنچه را در فاصله های زمانی 15 دقیقه ای انجام         می دهید، ثبت کنید. نتایج را بررسی کنید. ببینید آیا هرچه نیاز بوده است را انجام داده اید، تعیین کنید چه کارهایی به بیشترین زمان نیاز دارند، تعیین کنید در چه ساعتی از روز بیشترین انرژی را داریدو بیشترین زمانتان را به چه چیزی اختصاص داده اید: شغلتان، خانواده، کارهای شخصی، تفریح و غیره. شناسایی کارهایی که بیشترین زمان شما را می گیرند و تعیین این که آیا شما زمانتان را روی مهمترین فعالیت ها سرمایه گذاری می کنید یا نه، به شما کمک می کند تا روش عملکرد خود را تعیین کنید. به علاوه داشتن درکی منطقی از مقدار زمان مورد نیاز برای انجام کارهای روزانه معمول می تواند به شما کمک کند که در برنامه ریزی و تخمین مقدار زمانی که برای فعالیت های دیگر در اختیار دارد، واقع بین تر باشید.

2- کارهایتان را اولویت بندی کنید: مدیریت کارآمد زمان به تمایزی بین آنچه “مهم” است و آنچه “فوری” است، نیاز دارد(مک کنزی 1990). متخصصان بر این باورند که مهمترین کارها معمولا فوری ترین کارها نیستند.  با این حال، ما معمولا اجازه می دهیم کارهای فوری تسلط امور را در دست بگیرند. کاوی و مریل(1994).فعالیت ها را به چهار بخش در ماتریس مدیریت زمان خود دسته بندی می کنند : فوری،  غیر فوری، مهم و غیرمهم. کاوی و همکارانش بیان می کنند که در حین حال که فعالیت هایی را که هم فوری اند و هم مهم، باید انجام داد، اما باید زمان کمتری را روی فعالیت هایی بگذاریم که مهم نیستند(بدون توجه به فوریت آنها)تازمان بیشتری داشته باشیم تا روی فعالیت هایی تمرکز کنیم که فوری نیستند اما مهم اند. تمرکز روی این فعالیت های مهم به شما اجازه می دهد تا کنترل بیشتری روی زمانتان به دست آورید و احتمالا تعداد کارهای مهمی را که فوری می شوند کاهش دهید.یکی از ساده ترین راه ها برای اولویت بندی کارها، فراهم کردن یک لیست از “کارها” است. این که یک لیست روزانه، هفتگی یا ماهیانه نیاز دارید به سبک زندگی شما بستگی دارد. فقط مراقب باشید که این لیست از کنترل شما خارج نشود و چندین لیست در یک زمان درست نکنید. موارد داخل لیست را به ترتیب اولویت (هم مهم و هم فوری) رده بندی کنید. شاید مایل باشید که این موارد را در دسته هایی مثل مهم،  تقریبا مهم و کمی مهم دسته بندی کنید، آنها را شماره گذاری کنید یا از یک سیستم کدگذاری رنگی استفاده کنید.به یاد داشته باشید که هدف شما این نیست که بیشترین موارد را مشخص کنید، بلکه می خواهید مواردی دارای اولویت را مشخص کنید(مک کنزی 1990). داشتن یک لیست اولویت بندی شده از کارها به شما این امکان را می دهد تا به فعالیت هایی که ممکن است جالب باشند یا یک احساس پیشرفت در شما ایجاد کنند اما با اولویت های اصلی شما سازگاری ندارند، “نه” بگویند.

3- از یک ابزار برنامه ریزی استفاده کنید: متخصصان مدیریت زمان پیشنهاد می کنند از یک ابزار برنامه ریزی شخصی برای بهبود بهره وری تان استفاده کنید.مثال هایی از ابزارهای برنامه ریزی مشخصی عبارت اند از تقویم الکترونیک، دفترچه یادداشت های جیبی، تقویم ها، برنامه های کامپیوتری، جدول های دیواری، کارت های فهرست بندی شده و دفترچه یادداشت ها. نوشتن کارهایتان، برنامه های زمانی و یادآورها می توانند ذهن شما را برای تمرکز روی اولویت هایتان آزاد کنند. افرادی که حافظ شنیداری خوبی دارند، شاید ترجیح دهند به جای این کارها، افکارشان را با صدای بلند برای خود دیکته کنند. مهم این است که یک ابزار برنامه ریزی پیدا کنید که برای شما کارآمد باشد و از آن ابزار به طور مداوم استفاده کنید. برخی نکات هنگام استفاده از یک ابزار برنامه ریزی عبارتند از: همیشه اطلاعات خود را روی خود ابزار ثبت کنید. یادداشت کردن سرسری آنها در جایی دیگر و انتقال دادن آنها در فرصتی دیگر، روش کارآمدی نیست. روزانه ابزار برنامه ریزی خود را مرورکنید. به یاد داشته باشید که یک لیست از اولویت هایتان در ابزار برنامه ریزی خود نگه دارید و گهگاه به آن رجوع کنید. تقویم های الکترونیکی را با کامپیوترتان هماهنگ کنید و باطری های را در تقویم خود به طور منظم شارژ کنید. یک سیستم پشتیبان داشته باشید.

4- منظم باشید: اکثر افراد معتقدند که بی نظمی و عدم سازماندهی، منجر به مدیریت زمان ضعیف می شود. افرادی که در سازمان دهی امور حرفه ای اند، پیشنهاد می کنند که ابتدا باید از شر آشفتگی خلاص شوید. روشی که اغلب به کار می رود، تهیه سه جعبه  (یا سه گوشه از اتاق) با برچسب های ” چیزهایی که باید نگه دارم”، ” چیزهایی که باید بیرون بفرستم یا ببخشم” و” چیزهایی که باید دور بریزم”. اقلامی راکه باعث آشفتگی شده اند، در این جعبه ها جداسازی کنید. بلافاصله اقلام داخل جعبه “چیزهایی که باید دور بریزیم” را دور بریزند. جعبه “چیزهایی که بای بیرون بفرستیم” ممکن است حاوی اقلامی باشد که می خواهید بفروشید یا به کسی هدیه بدهید. سپس یک روش خوب برای حذف آنها پیدا کنید. مثلا یک حراج خانگی، اهدای آنها یا هدیه دادن به دوستان یا اعضای خانواده که با شما زندگی نمی کنند. وقتی آشفتگی از بین رفت، مرحله بعد اجرای سیستمی است که به شما امکان دهد کمتر و فقط یک بار به اطلاعات (مثلا کارها، مقالات، ایمیلها و غیره)رسیدگی کنید. اصولا شما 5 گزینه برای اداره اطلاعات دارید: 1- آنها را دور بریزید، پاک کنید یا به طریق دیگر از شرش خلاص شوید. 2- آنها را به کسی بدهید تا به آنها رسیدگی کند،  آنها را بایگانی کند یا به آنها پاسخ دهد. 3- خودتان روی آنها کار کنید سپس آنها را دور بریزید یا بایگانی کنید. 4- آنها را موقتا بایگانی کنید تا وقتی که نیاز است به آنها بپردازید یا تا وقتی اطلاعات بیشتری به دست آورید. ادامه: یک فایل یادآوری می تواند برای نگه داشتن اطلاعات موقتی مفید باشد. 5- آنها را به طور دائمی جایی بایگانی کنید که بتوانید بعدا به آسانی آنها را پیدا کنید.

5- زمانبندی مناسبی داشته باشید: حتی افرادی که بی نهایت سرشان شلوغ است هم زمانی می یابند تا آنچه را می خواهند و حس می کنند مهم است، انجام دهند. زمان بندی فقط ثبت آنچه باید انجام دهید (مثلا ملاقات ها و جلسات) نیست، بلکه ایجاد تعهد زمانی به کارهایی اس که می خواهید انجام دهید. زمان بندی خوب مستلزم این است که خودتان را بشناسید. با استفاده از جدول زمانی خود،  شما باید تعیین کرده باشید که چه وقت در روز از همیشه فعالتر و هوشیارتر هستید. چالش برانگیزترین کارها را برای وقتی که بیشترین انرژی را دارید برنامه ریزی کنید. زمان را اول برای فعالیت های دارای اولویت کنار بگذارید و از آن زمان در برابر وقفه هایی که عوامل دیگر پیش می آورند، حفاظت کنید. اگر می دانید که زمانی در انتظار خواهید ماند یا زمانی صرف رفت و آمدتان می شود، کارهای کوچک مثل نوشتند یک نامه، تهیه لیست خرید، خواندن یا گوش دادن به یک نوار صوتی آموزشی را به این وقت ها اختصاص دهید تا روی زمان اتلاف شده هم، سرمایه گذاری شود.(لیکین 1973). سعی کنید زمان زمانبندی شده را به سه چهارم روزتان محدود کنید و زمانی برای فعالیت های خلاق مثل برنامه ریزی، تخیل، فکرکردن و کتاب خواندن کنار بگذارید.

6- برخی کارها را به شخص دیگری محول کنید، از دیگران کمک بگیرید: محول کردن به معنای دادن مسئولیت کاری به شخصی دیگر است تا بخشی از زمان خودتان را برای کارهایی که به تخصص شما نیاز دارند آزاد کنید. ابتدا کارهایی را که دیگران می توانند انجام دهند، شناسایی کنید و سپس افراد مناسب  برای انجام آنها را انتخاب کنید. شما باید کسی را انتخاب کنید که مهارت های مناسب، تجربه، علاقه و صلاحیت مورد نیاز برای انجام آن کار را داشته باشد. در توضیح کار و توقعات خود تا حد ممکن دقیق و نکته بین باشید، اما به آن شخص هم اجازه دهید که تا حدی آزادی هم برای شخصی سازی کار داشته باشد. گاهی روند کار را چک کنید تا بفهمید آن شخص چگونه پیش می رود و اگر کمکی می خواهد به او ارائه دهید، اما مراقب باشید مسئولیت کار را نپذیرید. در نهایت، فراموش نکنید که به آن شخص برای خوب خوب انجام دادن کارش پاداش دهید یا اگر نیاز است، برای پیشرفت کارش به او پیشنهاداتی بدهید (دادوساندیم 2005). یک راه دیگر برای کمک گرفتن، ” خریدن” زمان با دست آوردن کالاها یا خدماتی است که در زمان شما صرفه جویی می کنند. برای مثال، به کسی پول بدهید تا چمن باغچه شما را بزند یا خانه شما را تمیز کند، از یک سیستم هوشمند استفاده کنید یا با پدرهای دیگر یک گروه شوید و به طور نوبتی سرویس بچه هایتان برای رفتن به فعالیت های فوق برنامه شوید. بدین ترتیب وقت آزادی می یابید تا به فعالیت های دیگر اختصاص دهید.

7- دیگر کارها را عقب نیندازید: شاید شما کارها را به دلایل مختلف عقب می اندازید. شاید کاری به نظرتان طاقت فرسا یا ناخوشایند می رسد، سعی کنید آن کار را به بخش های کوچکتری تقسیم کنید که به تعهد زمانی کمتری نیاز دارند و منجر به ضرب العجل های خاص و واقع گرا می شوند. اگر مشکل دارید، با یک کار مقدماتی مثل جمع آوری داده ها یا سازمان دهی یادداشت هایتان شروع کنید. همچنین وقتی هر بخش کوچک را کامل می کنید، به خودتان پاداش دهید.

8- عوامل خارجی اتلاف کننده زمان را مدیریت کنید: زمان شما ممکن است توسط عوامل خارجی تحمیل شده توسط افراط و چیزهای دیگر محدود شود. شما می توانید زمان صرف شده برای این فعالیت ها  را با اجرای چند نکته ساده کاهش دهید یا حذف کنید:

*تلفن از سرویس صوتی استفاده کنید و زمانی برای پاسخ دادن به تلفن ها کنار بگذارید. *از گپ و گفت و گو پرهیز کنید. فقط روی دلیلی که به خاطر آن تماس گرفته اید، متمرکز باشید. *وقتی با تلفن صحبت می کنید، بایستید. اینطوری به احتمال بیشتری مکالمه را کوتاه می کند. *هر اقدام ضروری مرتبط را بلافاصله بعد از تلفن انجام دهید. *زمان هایی از روز را برای دریافت تلفن ها کنار بگذارید و به دیگران اطلاع دهید که در این زمان شما در دسترس هستید. *شماره تلفن ها را آماده و نزدیک تلفن قرار دهید.

ملاقات های برنامه ریزی نشده *زمان هایی را مشخص کنید که برای ملاقات در دسترس هستید. *به فردی که خارج از وقت ملاقات رجوع می کند، مودبانه تلفن بزنید که نمی توانید او را در این زمان ببینید و ملاقات را برای وقت مناسب تری برنامه ریزی کنید. *با طرف مقابل روی مدت زمان معینی برای ملاقاتتان توافق کنید. *وقتی کسی جلوی در می آید، بایستی و ملاقات را ایستاده انجام دهید. جلسات: *هدف جلسات را از قبل بدانید. *سروقت برسید. جلسه را به موقع شروع کنید و پایان دهید. *یک دستور جلسه تهیه کنید و به آن وفادار باشید. اگر ضروری است از یک دستور جلسه مدت دار استفاده کنید. *جلسات را در زمانبندی قرار ندهید مگر اینکه ضروری باشند و هدف یا دستور جلسه خاصی داشته باشند. پست و ایمیل: *یک زمان خاص برای دیدن و پاسخ دادن به ایمیل ها و نامه ها اختصاص دهید اما اجازه ندهید که پیام ها آن قدر زیاد شوند که این کارطاقت فرسا شود. *امکان پیام دهی آنی را روی ایمیل ها خاموش کنید. *اگر ممکن است، به هر آیتم فقط یک بار رسیدگی کنید.گزینه های رسیدگی به اقلام آشفته را که قبلا گفتیم، تمرین کنید. *برنامه ها نزدیک یک سطل زباله رسیدگی کنید و ایمیل های اضافی را بلافاصله از میل خود حذف کنید. *پیام های کتبی را با پاسخ دادن روی حاشیه یا پشت آنهاپاسخ دهید. تعهدات خانوادگی: *یک تقویم کلی برای هر عضو خانواده داشته باشید تعهدات زمانی آنها را یاد آور کند. *هر عضو خانواده را مسئول کنید که با تقویم کلی هماهنگ باشد اشتباه پیش نیاید. *یک سیستم مرکزی برای یادآوری ملاقات ها، اعلان ها و پیام ها ایجاد کنید.

9- چند کار را همزمان انجام ندهید: مطالعات روان شناختی اخیر نشان داده اند که انجام همزمان چند کار در واقع در زمان صرفه جویی نمی کند. در واقع، برعکس است. شما هنگام جابجایی از یک کار به کار دیگر، زمان را از دست می دهید که منجر به کاهش بهره وری می شود (رابینستم، هیدوایوانز، 2001). انجام همزمان چند کار به طوری که کار معمول روزانه شما شود، منجر به مشکل در تمرکز کردن و حفظ آن در مواقع نیاز می شود.

10-سالم بمانید: مراقبت و اهمیتی که شما به خودتان اختصاص می دهید، یک سرمایه گذاری مهم زمانی است. اختصاص زمان برای استراحت یا بیکار نشستن به شما کمک می کند که هم به طور فیزیکی و هم ذهنی احیا شوید و شما را قادر می سازد کارها را سریع تر و آسان تر انجام دهید. یاد بگیرید که زمان را طبق ساعت بیولوژیکی خود مدیریت کنید، یعنی کارهای دارای اولویت خود را برای زمانی از روز کنار بگذارید که سطح انرژی و تمرکزتان در آن زمان در بالاترین سطح است. مدیریت زمان ضعیف می تواند منجر به خستگی، بدخلقی و دفعات بیشتر ابتلا به بیماری شود. برای کاهش استرس، شما باید به خودتان برای مدیریت زمان موفق پاداش دهید. قبل از رفتن به سراغ کار بعدی، کمی به این فکر کنید که چه کار مهمی انجام داده اید.

دانلود پایان نامه